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excel数据怎样设置避免重复输入

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在往Excel中录入数据时,有时会遇到大量的重复数据,比如有这么一个工作表,第一列显示任务名,第二列显示任务执行者,第三列显示执行者的性别,其中任务执行者为固定的几个人交替执行,性别显然不是男就是女,也是重复性的。遇到类似这种情况,就可以通过Excel数据有效性的设定,既可避免重复输入,又能确保不会出错。

首先将光标移到“ 性别 ”一列的顶部,这时光标变成向下的箭头,此时点击将全选这一整列。

切换到“ 数据 ”选项卡,点击其中的“ 数据验证 ”,从下拉菜单中继续点击“ 数据验证 ”。

在弹出的数据验证对话框中,将验证条件中“ 允许 ”设置为“ 序列 ”,并在来源中直接输入“ 男,女 ”(不含外侧引号,中间以英文逗号隔开)。

现在在输入性别时,不用一个一个手动输入,只需要点击下拉按钮,然后从下拉项中直接选择就可以了。

扩展技巧1:

除了上述直接输入可选项外,还有一种方法,就是在Excel表格的某处先行输入各选项。然后同上操作,全选“执行者”这一列,并调出数据验证对话框,设置验证条件为“序列”。在“来源”一项中,此处不再直接手工输入,而是点击其右侧的彩色按钮,然后选中表格中已经录入好的数据项,这几个数据项的位置将自动显示在数据验证框中,再次点击其右侧的彩色按钮确认,返回到数据验证完整对话框中,点击“确定”即可。

此时在“执行者”,不需要一个一个输入执行者姓名,点击下拉按钮然后进行选择就可以啦。

扩展技巧2:

如果强行输入已经设置好的数据验证之外的数值,系统就会弹出警告,指数据验证不匹配,以确保输入的正确。

如果觉得上述提示框中的警告过于生硬,其实你还可以定制自己的提示语。在数据验证对话框中,切换到“ 出错警告 ”,可以选择警告的样式,也可以随意设置警告提示语。

怎么样,这个Excel的数据验证是不是很有用?对了,这一功能在WPS中同样适用,不过在WPS里,它叫作“数据有效性”。

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