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Excel怎样切换视图工具栏命令快速显示所需数据列

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对于一个包含许多数据列的Excel工作表而言,用户往往希望只显示对自己有用的部分数据列,同时隐去不需要的数据列。同时不同用户对所要求显示的数据列往往又是不相同的。

例如,对于一张包含多个科目的学生成绩表,语文老师可能只想看语文成绩,数学老师可能只想看数学成绩。但是,由于多个科目的成绩都汇总在一起,这就会给老师查看单科成绩造成不便。如果能针对不同用户的需求,快速地隐去用户不需要的数据列,只留下用户需要的数据列,这样,用户就能很轻松地将注意力集中在所需的数据上。

把不需要的数据列隐藏起来就行了。如果每个用户每次查看都通过手动隐藏和取消隐藏数据列来操作,那就太麻烦了。不过,借助Excel的视图和宏就能轻松解决这个问题。下面就以一张包含多个科目的学生成绩表为例介绍具体的实现方法。

第一步:创建用户视图

首先,在Excel中打开学生成绩工作表(如图)。我们先来设置语文视图,这个视图中只显示语文成绩。选中除学号、姓名和语文数据列以外的所有数据列,用右键单击选中数据列标题,在弹出的菜单中选择“隐藏”命令。

这样,工作表中就只剩下了语文成绩了。接着,依次单击“视图-视图管理器”命令,进入“视图管理器”对话框。单击“添加”按钮,在 “名称”框中输入“ChineseView”(如图),单击“确定”按钮返回,语文视图就创建好了。重复上述步骤,创建其他所需视图。

第二步:录制视图切换宏

视图创建好后,虽然可以通过视图管理器进行切换,但是,每次这样操作就显得太繁琐。因此,可将切换视图操作录制成宏以减少切换操作步骤。我们先来录制查看语文视图的宏。依次单击“工具-宏-录制新宏”,在“宏名”中输入“查看语文”,单击“确定”按钮开始录制宏(如图)。

接着,单击“视图→视图管理器”,进入视图管理器。在视图列表中选中“ChineseView”并单击“显示”按钮。最后,单击“停止录制”按钮完成宏的录制。这样,查看语文视图的宏就录制好了。重复上述步骤,依次录制其他所需的宏。

第三步:创建视图切换按钮

宏录制好了,我们还要为这些宏创建一个工具栏及相应的命令按钮。否则,每次都要使用宏对话框来运行宏还是不方便。用右键单击工具栏任意处,在弹出的菜单中选择“自定义”命令。在打开的“自定义”对话框中,切换到“工具栏”标签页,单击“新建”按钮。在“工具栏名称”框中输入“切换视图”,单击“确定”按钮。

此时,在“自定义”对话框边上会出现一个“切换视图”工具栏。这就是我们刚才新创建的工具栏。接着,在“自定义”对话框中,切换到“命令”标签页,在“类别”列表中选择宏,将右侧“命令”列表中的自定义按钮拖放到“切换视图”工具栏中。用右键单击刚拖放过来的自定义命令按钮,在“命名”框中输入“查看语文”对其进行重命名,并选择“总是只用文字”(如图)。

再次用右键单击自定义命令按钮,选择“指定宏”命令,在弹出的对话框中,选择“查看语文”宏,单击“确定”返回自定义对话框。重复上述步骤,为其他宏也创建相应的命令按钮。最后完成的“切换视图”工具栏如图所示。

至此,整个工作就算做完了。以后,要查看某个科目的成绩时,只要单击“切换视图”工具栏上相应的命令按钮,就能快速切换到只显示某个科目成绩的视图。使用该技巧,我们还可以帮助财务、工程技术等人员在一大堆数据中快速找到自己需要的数据。

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